プライバシーマークとは？取得メリットや費用、取得の流れを解説

プライバシーマーク（Pマーク）とは、個人情報の取り扱いが適切に行われているかを確認する審査に合格すると利用が認められるマークのことです。

情報の慎重な取り扱いが求められる昨今、Pマークを取得する企業が増えてきています。Pマークを持っているということはつまり、個人情報保護の取り組みが客観的に問題ないことの証明であり、多くのメリットがあります。

しかし、もちろん取得するには時間も費用もかかるため、そのメリット・デメリットを知った上で、自社が今Pマークを取得すべきかを判断したいですよね。

本記事を通して、Pマークについて理解を深めていただけますと幸いです。

そもそもプライバシーマーク制度とは？

プライバシーマーク制度とは、顧客の氏名や住所などといった「個人情報」を適切に取り扱っていることを証明する認証制度のことです。正式名称を『プライバシーマーク制度』、Pマークという呼び方で広く知られています。

プライバシーマーク（以下、 Pマーク）を取得するためには、日本産業規格の『JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項』の基準に適合した PMS（個人情報保護マネジメントシステム）を構築し、Pマーク審査機関の審査に合格する必要があります。

【関連記事】Pマーク取得の目的は？企業が取得する理由も紹介

プライバシーマーク取得のメリット

Pマークを取得するということは、「適切に個人情報保護を行っている」ことの証左と言えます。それにより、以下のようなメリットが得られます。

それぞれについて簡単に補足していきます。

1. 社内の個人情報取り扱いに関する意識が高まる

Pマークを取得し続けるには、年に1回以上従業員に対して個人情報の取り扱いに関する教育を実施する必要があります。また、個人情報を取り扱う業務に対してのルール整備も実施しなければなりません。

これらの取り組みにより、社内の個人情報取り扱いに関する意識が高まり、情報漏洩などのリスクを下げることにつながります。

2. 個人情報を適切に取り扱っていることを一般消費者にアピールできる

Pマークを取得していることで、個人情報を適切に扱っていることのアピールが可能です。特に一般消費者の個人情報を扱うことの多い企業などにとっては、大きなメリットになると考えられます。

3. 大手企業や官公庁との取引に参加しやすくなる

大手企業や官公庁などは、取引先を選ぶ際に「 Pマークを取得しているかどうか」を契約条件にしている場合があります。Pマークを取得していることで、これらの組織の案件を受注することもできるようになり、取引先の幅を大きく広げられます。

【関連記事】Pマーク（プライバシーマーク）の必要性や取得によって企業にもたらされる影響

プライバシーマーク取得のデメリット

Pマーク取得のデメリットも知っておきましょう。場合によっては、Pマークを取得することが自社の大きな負担になって、メリットよりデメリットが上回ってしまう可能性も考えられます。

ここでは、次の3つのデメリットについて説明します。

1. 取得・維持の工数がかかる

Pマークの取得には、多くの工数がかかります。さらに、取得して終わりではなく取得後も Pマーク維持のための文書管理や従業員への教育が必要です。

Pマークの取得・維持にかかる工数と、それに見合ったメリットがあるのかを事前に割り出した上で、取得するかどうか決めるのがおすすめです。ちなみに、Pマークの取得までにかかる期間は概ね6カ月〜1年ほどです。

2. 保護対象となる範囲が「個人情報」に限定されている

Pマークの保護対象となる範囲は「個人情報」のみで、それ以外の情報については対象外となります。

例えば BtoB商材をメインで取り扱う企業などの場合、Pマークを取得するメリットは少ない可能性があります。

BtoB事業を運営している場合は個人情報以外にも重要な情報を取り扱うことになります。Pマークとともに知名度の高いISMS認証では「個人情報を含む、組織内の全情報資産が保護対象」になるため、PマークよりISMS認証を取得した方がメリットが大きいこともあります。

3. 取得・維持の審査のたびに費用がかかる

新規取得時には、PMS構築や組織教育、取得時の審査に数十万〜数百万円の費用が発生します。

また、それだけでなくPマークは取得後の維持も必要なため、PMSの運用・改善、2年ごとの更新審査にも費用が発生することは覚えておきましょう。

Pマーク取得のメリット・デメリットについては、以下の記事でも解説しています。
Pマーク（プライバシーマーク）を取得するメリット・デメリットまとめ 

プライバシーマークとISMSの違い

Pマークとともに頻繁に名前の挙がる「ISMS」「ISMS認証」とはどんな違いがあるのでしょうか？

日本国内の規格か国際規格か、保護対象・認証範囲などいくつか違いがあり、それぞれ以下の表にまとめています。

より詳しくPマークとISMSの違いを知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
ISMS認証とPマークの違いとは？初心者にも分かりやすく解説

プライバシーマークの取得にかかる費用

Pマーク取得の費用は、数十万〜数百万円が相場とされています。Pマークの審査を受けるには、費用（審査費用）がかかります。金額は一律ではなく、審査機関や、自社の事業規模、業種などによって変わってきます。

以下の表は、プライバシーマーク推進センターが運営するWebサイトで掲載されている料金表を引用したものです。

引用元：申請手続き - プライバシーマーク制度 -
単位：円（消費税10%込）

具体的な価格を知りたい場合は、審査機関に見積もりを依頼してみましょう。

取得費用と取得の2年後に受ける更新審査の費用について、以下記事で解説しています。
Pマーク（プライバシーマーク）の新規取得にかかる費用は？更新費用もあわせて紹介

プライバシーマークの具体的な取得方法・流れ

続いて、Pマークを取得する前の流れを見ていきましょう。

Pマークの取得に向けた方針決定から、運用フェーズに移行するまでを5つのステップに分けました。

それぞれのステップに分けて、解説していきます。

取得方法についてより詳細に知りたいという方は、以下の記事も参考にしてみてください。
Pマーク（プライバシーマーク）取得の方法・流れを紹介

ステップ1：Pマークの取得方法を検討する

まずはじめに「従業員への個人情報の取り扱いに関する意識付け」などの、方針の決定・統一を行います。

その後、PMS の構築・運用、Pマーク取得を推進するための企画作りに取り組みます。

業務で取り扱う個人情報を洗い出し、どのようなリスクがあるかの分析も必要です。その分析結果をもとに、実際にリスクが発生した際の対策方法も決定します。

リスク分析が終わったら、PMS文書を作成します。PMS 文書とは、PMS の構築にあたっての方針や対応手順などを定め、記載した書類のことです。PMS 文書があれば、担当者が変わっても運用ルールを引き継ぐことができます。必ず作成しておきましょう。

ステップ2：PMS の構築・運用

作成したPMS文書に従って、実際に社内で PMS を構築・運用していきます。PDCA サイクルを回して課題を発見し、解決しながら『JIS Q 15001』に基づいた PMS を構築します。

また、運用内容を記録する書類（従業員への教育記録・採用活動で得た個人情報の同意書など）を管理し、今後の書類審査で提出が求められます。

ステップ3：内部監査

内部監査を行い、PMSの運用がルールに沿って問題なくできているかを確認します。もし問題が見つかれば、この段階で改善が必要です。

また、監査結果は組織の代表者へ報告され、情報セキュリティ担当者やその他の従業員は、代表者から改善などの指示を受けることになります。

内部監査のより具体的な内容はこちらをご覧ください。

ステップ4：申請・審査

必要書類が全てそろい、PMS の構築・運用が完了した段階で、Pマーク取得の申請に移ります。

申請書類が作成できたら、これまでにまとめてきた書類と一緒に審査機関へ提出してください（申請書類のフォーマットはこちら）。

事業者の業種や、会員になっている審査機関の有無、本社の登記所在地によって申請書類の提出先が変わります。詳細は以下のページをご参照ください。
参照：申請書類の提出先

「書類審査」に合格したら、審査機関による「現地審査」が行われます。現地調査では『 JIS Q 15001 』に基づいた PMS が構築・運用されているかの評価や、代表者のインタビューが行われ、問題がなければ終了です。現地審査は、1日で完了します。

ステップ5：Pマーク取得（運用フェーズへ）

書類審査・現地審査が終わったら、審査機関が Pマーク付与の適正があるかどうかを判断します。審査機関から結果を記載した通知文書が送られてくるので、内容を確認してください。

審査に合格していれば、付与機関と「プライバシーマーク付与契約」を締結することで、Pマークを取得することができます。

Pマークを維持するには、2年ごとに行われる更新審査に合格しなければなりません。次回の審査に向けての準備を整えつつ、日々 PMS の運用を続けましょう。

更新審査も、取得と同様に工数・費用がかかります。取得を目指すなら、以下の記事で更新時の流れも把握しておきましょう。
Pマーク(プライバシーマーク)の更新審査の流れとは 必要書類や費用もご紹介

プライバシーマークの審査で見られる点

Pマーク取得のための審査では、どのような点が見られるのでしょうか。書類審査・現地審査それぞれ紹介します。

書類審査

• PMS文書類が JIS Q15001 に基づいたプライバシーマーク付与適格性審査基準に適合しているかの確認

現地審査

• PMSの体制が整備、運用されているかの確認

• 各部門担当者の個人情報取り扱いへの理解（審査中に質問されることがあります）
  例：従業員の教育内容、内部監査の内容　など

• 現場で働く従業員の個人情報取り扱いへの理解（審査中に質問されることがあります）
  例：ロッカーの施錠について、データのバックアップをとっているか　など

プライバシーマークの取得にかかる期間

Pマークの申請から取得までにかかる期間は、平均して6ヶ月〜1年ほどとされています。

審査までの工程が多く、審査後も合否が出るまでに時間がかかるため、長期間にわたる取り組みが必要です。

取得期間やもちろんですが、有効期間についても意識しておきましょう。
Pマーク（プライバシーマーク）の有効期間は？取得にかかる平均期間も紹介 

プライバシーマークには有効期間がある

Pマークは取得したら永久に使用できるわけではなく、取得から2年間という有効期間があります。有効期間の満了日の8ヶ月前〜4ヶ月前までに更新申請を行い、改めて審査を受けて合格することで継続できます。

Pマークの有効期間については以下の記事でも紹介しています。
Pマーク（プライバシーマーク）の有効期間は？取得にかかる平均期間も紹介

プライバシーマークを取得した企業の事例

Pマーク取得の検討材料として、実際にPマークを取得した企業さまの事例を紹介します。

株式会社400F様は、お客様や取引先への信頼獲得・これからの事業成長を鑑みてPマーク取得を目指すことにしました。特に金融機関が主要な取引先で、求められる情報セキュリティレベルがとても高く、Pマークなどの情報セキュリティ認証の有無がシビアに見られることが取得の決め手だったそうです。

Pマーク取得をご検討の方は、是非参考にしてみてください。
SaaSを利用し、Pマークを取得！「手厚いサポートとISMS構築時のデータ活用により、未経験でもスムーズに進められた」

SecureNaviを活用して、効率的にプライバシーマークを取得しましょう

今回は、プライバシーマークの取得メリットや取得にかかる費用、取得の流れなどを紹介しました。プライバシーマーク取得の過程で、社内のセキュリティへの意識を上げて問題発生を抑制する他、対外的な信頼感も増すなど、様々なメリットがあります。

SecureNaviは、今まで煩雑な作業の多かったPマークにおける取り組みを効率化し、組織の情報セキュリティレベルを向上させるクラウドサービスです。
Pマークの取得にかかる作業工数を削減し、その後の維持・運用でも業務効率化を支援しています。
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